Vous avez terminé une mission et passez à la suivante. Votre liste de factures semble à jour, mais couvre-t-elle tout le travail accompli ? Pour repérer les missions réalisées mais non facturées, repartez des prestations effectuées, par étape ou par période, puis vérifiez ce que les factures émises couvrent déjà. Gardez le reste visible et attribuez-lui une prochaine action.
Le suivi des impayés ne peut pas détecter à lui seul un oubli de facturation : une prestation qui n’a donné lieu à aucune facture n’y apparaît pas. Et une mission partiellement facturée ne doit pas disparaître derrière une case « facturée ».
Un diagnostic et deux ateliers réalisés : que reste-t-il à facturer ?
Exemple fictif. Vous avez remis le diagnostic et animé les deux ateliers prévus dans une mission. La facture déjà émise couvre explicitement le diagnostic et le premier atelier. Le second atelier, lui, n’est couvert par aucune facture émise après vérification dans votre outil. Le contrat identifie son périmètre, son prix et une facturation à sa réalisation, sans point restant à clarifier.
La suite n’est donc pas de chercher indéfiniment une pièce ni de relancer un paiement : vous préparez la facture du second atelier et procédez à son émission selon les modalités applicables. Le diagnostic et le premier atelier restent rattachés à la facture déjà émise. Vous ne les facturez pas à nouveau.
Une fiche courte à garder sous la main
Une note suffit pour suivre cette mission, même sur téléphone :
- Réalisé : diagnostic remis ; atelier 1 et atelier 2 animés.
- Déjà couvert : la facture émise pour le diagnostic et l’atelier 1.
- Reste : atelier 2, aucune émission correspondante identifiée dans l’outil.
- Base de facturation : périmètre, prix et modalités de l’atelier 2 repérés dans le contrat.
- Action et responsable : vous préparez et émettez la facture de l’atelier 2 ; vous inscrivez ensuite sa référence dans la fiche.
- À la reprise : vérifier l’émission effective, puis suivre le règlement séparément.
Lorsque la facture de l’atelier 2 est émise, mettez la fiche à jour avec sa référence. Vous passez ainsi d’un reste à facturer à une facture à suivre, sans perdre le lien avec le travail réalisé.
Repartir du travail accompli, pas du carnet signé
Choisissez un repère assez précis pour comparer le travail et les factures : une étape de mission ou une période d’accompagnement. Appuyez-vous sur les livrables, comptes rendus, relevés d’activité et échanges de transmission déjà disponibles. Notez ce qui a été effectué et quand, plutôt que la seule mention « mission en cours ».
Un contrat signé décrit des engagements ; il ne prouve pas que tout a déjà été réalisé. Gardez le travail prévu à part. Pour examiner ce qui reste à faire et votre capacité à accepter une autre mission, la revue du carnet de commandes des architectes et consultants répond à une autre question.
Votre mode de facturation guide ensuite la lecture. Au temps passé, rapprochez la période travaillée, les jours ou heures concernés et le tarif convenu. Au forfait, repartez du périmètre et du prix de la prestation : des heures supplémentaires consacrées au travail inclus ne créent pas mécaniquement un supplément à facturer. De même, la réception d’un livrable ne suffit pas à déterminer un montant si le prix ou le périmètre reste incertain.
Retirer ce que les factures couvrent déjà
Ouvrez les factures émises et comparez leur désignation avec l’étape ou la période réalisée. Le nom du fichier ne suffit pas. Le BOFiP, au paragraphe 190 sur la désignation des prestations, précise que celle-ci doit permettre d’identifier le service fourni. C’est un appui utile pour comprendre ce qui est déjà couvert.
Si une facture ne couvre qu’une partie de l’étape, décrivez cette partie et conservez le reste dans votre suivi. Si elle couvre plusieurs étapes, rattachez sa référence à chacune, sans compter plusieurs fois son montant dans le suivi des paiements. Si sa désignation est trop vague pour conclure, notez « couverture à confirmer » et précisez le document ou l’information qui manque ; ne répartissez pas le montant au hasard.
Pour un accompagnement récurrent, nommez chaque période examinée. Retrouver la facture de septembre ne règle pas la question d’octobre ; inversement, une facture peut couvrir plusieurs périodes. Ce rapprochement porte sur le contenu des prestations, pas seulement sur la présence d’un document.
Donner une suite précise au reste
Une fois les parties déjà couvertes repérées, évitez de laisser toutes les autres sous une même étiquette « en attente ». La prochaine action dépend de ce que vous savez :
- Une facture a été émise, mais vous ne l’avez pas sous la main. Retrouvez-la dans votre outil ou vos archives à partir de sa référence, puis vérifiez sa couverture. N’en créez pas une autre pour remplacer une pièce simplement introuvable. Un brouillon retrouvé ne prouve pas l’émission.
- Aucune émission correspondante n’est identifiée et les éléments de facturation sont établis. Préparez la facture à partir du périmètre, du prix et des modalités applicables, puis procédez à son émission. C’est la situation de l’atelier 2 dans la fiche.
- Une information change la décision. Nommez-la : réalisation à confirmer, prestation incluse ou supplémentaire, prix non déterminé, portée d’une clause. Demandez la précision opérationnelle à la personne qui la détient ; si le doute est contractuel ou réglementaire, faites-le examiner par le professionnel compétent selon sa nature.
Clarifier ne donne pas un droit général d’attendre l’accord du client. Entre professionnels, la facturation est obligatoire et le principe est une émission dès la réalisation de la prestation, sous réserve des aménagements applicables. Une validation client n’est pas une condition universelle préalable ; une date de reprise dans votre fiche n’accorde aucun report. Les repères sont présentés par Entreprendre Service Public, dans « Tout savoir sur la facturation », et détaillés dans le BOFiP sur la date d’émission, principe et aménagements. Si le moment d’émettre pose question, faites examiner ce point sans le laisser suspendu à une recherche documentaire.
Dans chaque cas, attribuez la suite à une personne. « Je demande au responsable de mission de préciser si cette intervention est incluse dans le forfait » permet d’avancer ; « faire le point avec le client » laisse la question entière. Si plusieurs interlocuteurs interviennent, gardez de votre côté un responsable qui recueille la réponse et met le suivi à jour.
Après l’émission, suivre le règlement
L’émission signifie que la facture a été établie ; l’échéance indique quand le paiement est attendu ; l’encaissement correspond à l’argent effectivement reçu. Reportez chaque facture dans le suivi des paiements, puis vérifiez son échéance et les règlements constatés avant de décider d’une relance. Une facture émise n’est pas nécessairement en retard. L’article sur le suivi et la prévention des factures impayées prend le relais sur ce sujet.
Préparer l’échange avec Comptaviva
Si une clôture approche ou si le traitement comptable pose question, transmettez à votre expert-comptable la liste du travail réalisé, les parties couvertes par les factures et les points encore ouverts. Cette fiche organise le suivi des missions : elle ne détermine pas à elle seule une écriture comptable ou un traitement de TVA, qui dépendent notamment de votre régime.
Comptaviva présente un accompagnement des consultants reliant missions, frais et délais de règlement, depuis Chennevières-sur-Marne et à distance. Pour préparer un échange, résumez votre mode de facturation, le travail réalisé, ce qui est déjà facturé et la question à examiner. Le périmètre de l’accompagnement, l’organisation des échanges et les honoraires sont à convenir.
Votre premier message peut rester synthétique et neutralisé, sans nom de client ni pièce confidentielle. Convenez ensuite du canal adapté si des documents sont nécessaires.
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