Vous comparez les paiements par carte de votre caisse avec le relevé bancaire du magasin, et les montants ne coïncident pas. Un virement peut regrouper plusieurs jours de ventes, déduction faite des frais et remboursements du lot. Pour comprendre l’écart, retrouvez d’abord les transactions du même lot, puis comparez son net attendu au montant reçu. Le calendrier se vérifie séparément : une vente et son arrivée en banque n’ont pas nécessairement la même date.
La banque reçoit un lot net, pas forcément une journée de ventes
Avant de chercher une somme manquante, précisez ce que vous comparez :
- Les ventes du magasin réunissent les différents modes de règlement. Ce total ne se compare pas directement aux seuls virements de cartes.
- Les paiements par carte sont les transactions à retrouver dans les relevés de votre prestataire de paiement.
- Le lot est l’ensemble des transactions et autres mouvements que le prestataire rattache à un virement. Il peut couvrir plusieurs journées.
- Le virement net est la somme envoyée à votre banque après les mouvements effectivement pris en compte dans ce lot.
Comparer les paiements par carte d’une journée à un virement couvrant une autre période crée un faux manque. Le bon point de départ est la référence du lot ou du virement, avec son détail, plutôt qu’un montant bancaire qui ressemble au total de caisse.
La page Comptaviva consacrée à l’accompagnement des commerçants replace ce rapprochement entre caisse et banque dans la lecture de la trésorerie du magasin. Ici, nous nous concentrons sur une seule question : expliquer les flux de cartes, sans modifier vos ventes pour les faire correspondre à la banque.
Reconstituer le passage du brut au net
Le brut désigne ici les paiements du lot avant les déductions examinées. Le net attendu est le montant que vous devez retrouver en banque après avoir détaillé ces mouvements :
Paiements du lot − remboursements retenus dans ce lot − frais retenus dans ce lot, plus ou moins les autres mouvements identifiés, le cas échéant.
Un remboursement rend de l’argent à un acheteur ; une commission rémunère le service de paiement. Les deux peuvent réduire le virement, mais ils n’expliquent pas la même chose. Gardez-les sur des lignes distinctes, avec leur justificatif.
Ne soustrayez pas automatiquement tous les frais du mois : seuls ceux effectivement retenus dans le lot entrent dans ce calcul. Un frais prélevé séparément ne doit pas être déduit une seconde fois. De même, vérifiez qu’un total présenté comme net de remboursements n’est pas diminué à nouveau de ces remboursements.
Dans sa documentation sur le rapprochement des virements, Stripe décrit un export détaillé comprenant les paiements, remboursements, litiges, frais et autres opérations sur solde inclus dans un virement. C’est un exemple de document à examiner, pas la liste de déductions à appliquer d’office à votre magasin.
Ce rapport Stripe concerne les virements automatiques, sous les conditions précisées par Stripe. Il ne décrit pas tous les contrats de cartes bancaires. Pour votre propre prestataire, utilisez le relevé correspondant à votre contrat : aucun taux de commission ni délai de versement standard n’est supposé dans ce guide.
Suivre le même lot de la caisse à la banque
Exemple fictif. Un lot rassemble 1 200 € de paiements par carte à J1 et 800 € à J2. Son détail indique un remboursement de 100 € et des frais hypothétiques de 30 €. Le virement correspondant, reçu un jour suivant, est de 1 870 €. Ces repères de dates ne constituent pas un délai promis.
La fiche remplie du lot
- Paiements à J1 : 1 200 €.
- Paiements à J2 : 800 €.
- Total brut du lot : 2 000 €.
- Remboursement inclus : 100 € à déduire.
- Frais retenus : 30 € à déduire.
- Net attendu : 1 870 €.
- Crédit bancaire identifié pour ce lot : 1 870 €.
Le passage du brut au net s’explique ainsi : 2 000 € − 100 € − 30 € = 1 870 €. La différence de 130 € entre les paiements bruts et le crédit bancaire correspond à 100 € de remboursement et 30 € de frais. Ce n’est pas un résiduel inexpliqué : le net attendu correspond au reçu.
Les dates répondent à une autre question. Si J1 et J2 se situent à la fin d’un mois et que le crédit bancaire arrive le mois suivant, le décalage explique pourquoi ce lot n’apparaît pas parmi les crédits du mois terminé. Il ne remplace pas l’explication des 130 € : le montant et la période ont chacun leur contrôle.
Isoler les ventes encore en attente de versement
À la fin du mois, gardez une liste des paiements par carte qui ne sont pas encore rapprochés d’un crédit bancaire. Distinguez ceux déjà rattachés à un lot en attente de réception de ceux dont le lot reste à identifier. Une absence de crédit n’est pas, à elle seule, la preuve d’une perte ; elle n’est pas non plus la preuve que tout sera versé sans vérification.
Pour chaque lot identifié, conservez les dates des ventes, la référence du virement, sa date d’arrivée estimée et, lorsqu’il apparaît, sa date sur le relevé bancaire. Si le lot n’est pas encore connu, laissez cette référence à compléter plutôt que de lui attribuer un virement au hasard.
Chez Stripe, le rapport de rapprochement classe les virements par date d’arrivée estimée, et non par date de comptabilisation par la banque. La documentation recommande d’élargir la plage du rapport en cas de doute. Elle distingue aussi les transactions non encore réglées en fin de période. Une recherche limitée aux seules dates bancaires peut donc manquer le lot recherché.
Quand le virement arrive, mettez à jour la même fiche : ne créez pas un second lot pour les mêmes transactions. Un crédit reçu le mois suivant peut régler des ventes du mois terminé ; sa réception n’est pas une vente nouvelle. Cette liste sert à suivre les flux, pas à décider d’un traitement fiscal ou d’une écriture comptable.
Traiter seulement ce qui reste inexpliqué
Vous pouvez maintenant distinguer trois situations :
- Le net attendu correspond au crédit identifié : l’écart de montant est expliqué. Conservez le détail du lot et la référence bancaire.
- Le lot est identifié, mais le crédit n’est pas retrouvé : vérifiez le statut du virement et ses dates auprès du prestataire, puis de la banque si nécessaire. Ne le classez pas comme reçu.
- Le crédit est identifié, mais son montant diffère du net attendu : c’est la différence restante, le résiduel, qu’il faut documenter et faire examiner.
Votre fiche à compléter
Reprenez ce support pour chaque lot, sans informations nominatives sur les acheteurs :
- Prestataire et référence du lot : …
- Dates des paiements inclus : …
- Total des paiements du lot : …
- Remboursements effectivement inclus et justificatifs : …
- Frais effectivement retenus et justificatifs : …
- Autres mouvements identifiés, avec leur signe et leur motif : …
- Net attendu : …
- Date d’arrivée estimée et statut du virement : …
- Crédit reçu, date bancaire et référence : …
- Résiduel entre net attendu et crédit reçu, ou mention « crédit non retrouvé » : …
- Point à éclaircir et réponse obtenue : …
Avant de solliciter le prestataire, contrôlez le périmètre du lot, les déductions déjà prises en compte et la plage de dates consultée. S’il reste une différence, transmettez-lui la référence du lot, son détail et les caractéristiques du crédit bancaire concerné par le canal adapté. Demandez quelle opération explique ce résiduel, plutôt que de signaler seulement « mes ventes ne correspondent pas à la banque ».
Le cabinet peut ensuite examiner la cohérence comptable à partir des justificatifs. Ne modifiez pas le chiffre d’affaires pour forcer l’égalité avec un virement. Ce guide explique un rapprochement de flux ; il ne prescrit ni compte comptable, ni écriture, ni traitement de TVA.
Présenter un écart au cabinet
Votre boutique est à Champigny-sur-Marne ? Présentez au cabinet Comptaviva, situé à Chennevières-sur-Marne, la période concernée, le prestataire utilisé et ce que votre rapprochement a déjà expliqué. Précisez si le point restant porte sur un montant ou sur un virement non retrouvé.
Pour cadrer les vérifications et l’accompagnement éventuel, présentez votre situation depuis la page dédiée aux commerçants. Un résumé suffit dans le premier message : n’y joignez pas de données détaillées sur vos clients ni de fichier de caisse nominatif. Le périmètre de la mission et les modalités d’échange restent à convenir avec vous.
