Vous utilisez Pennylane pour vos factures et vos échanges comptables, mais vous souhaitez changer de cabinet. Pouvez-vous continuer sur le dossier que vous connaissez ? Cela peut être possible, mais garder Pennylane ne garantit pas de conserver le même dossier, tous les accès et tout l’historique.
Avant toute bascule, identifiez le cabinet déjà rattaché au dossier, qui paie l’abonnement et l’usage prévu avec le futur cabinet. Ces informations permettent aux cabinets de confirmer le bon parcours logiciel, les données accessibles et les travaux réellement repris. Changer de professionnel et transférer techniquement un dossier sont deux démarches distinctes.
Garder Pennylane ne suffit pas à garder votre dossier
Votre identifiant vous permet de vous connecter ; il ne prouve pas que le nouveau cabinet travaillera sur le dossier d’origine. C’est pourtant ce dossier qui contient les données accumulées. Une invitation concerne un dossier d’entreprise précis, pas automatiquement toutes les sociétés accessibles avec votre compte.
Pour préparer l’échange, réunissez ces informations :
- Le rattachement actuel : quel cabinet a déjà accès à ce dossier dans Pennylane ? Si vous ne le savez pas, demandez confirmation au cabinet actuel.
- Le payeur de l’abonnement : votre entreprise souscrit-elle directement, ou le cabinet paie-t-il l’abonnement ? Vérifiez la facturation plutôt que de le déduire de vos accès.
- L’usage futur : le nouveau cabinet utilisera-t-il Pennylane pour produire votre comptabilité, ou souhaitez-vous conserver l’outil pour votre gestion avec une autre organisation comptable ?
Qui paie n’est pas nécessairement qui administre. Les droits permettant d’inviter un cabinet ou de lancer une demande de transfert dépendent des rôles attribués dans Pennylane. Le fait de régler l’abonnement ne suffit donc pas à déterminer les actions que vous pouvez effectuer. Si vous avez besoin de clarifier ces rôles, notre accompagnement à l’utilisation de Pennylane peut être envisagé, selon un périmètre à convenir.
La documentation Créer un accès pour son expert-comptable distingue le rôle Dirigeant/Admin côté entreprise et le rôle Administrateur côté cabinet pour accepter une invitation. Le plan d’abonnement et les droits disponibles sur votre dossier doivent aussi être vérifiés.
Faire confirmer le parcours : transfert, détachement ou restitution
Ces mots désignent des opérations différentes dans Pennylane. La documentation fournisseur Transférer un dossier d’un cabinet à un autre les distingue selon votre situation. Ce sont des parcours produit, pas une procédure juridique universelle de changement d’expert-comptable.
Votre futur cabinet utilise Pennylane : examiner le transfert
Si votre dossier est déjà géré par un cabinet dans Pennylane et que vous rejoignez un autre cabinet utilisant l’outil, le cabinet entrant demande le transfert du dossier existant. Le cabinet sortant doit valider cette demande dans le parcours décrit par Pennylane. Il peut prévoir une période de cohabitation pour terminer ses travaux.
L’intérêt est d’ouvrir au nouveau cabinet des accès sur le dossier d’origine, plutôt que de repartir d’un espace vide. Demandez-lui de confirmer quel dossier il reprend et si les données attendues y sont présentes. L’accord nécessaire à ce transfert logiciel ne doit pas être confondu avec les conditions de votre changement de professionnel.
Votre entreprise paie et ne rejoint pas un autre cabinet Pennylane : examiner le détachement
Le détachement retire la société du portefeuille du cabinet, c’est-à-dire de l’ensemble des dossiers qu’il suit dans l’outil. Pennylane prévoit ce parcours lorsque votre entreprise paie directement son abonnement et quitte son cabinet sans en rejoindre un autre sur Pennylane.
Demandez au cabinet actuel de confirmer cette configuration et les accès qui resteront disponibles. Si un autre professionnel doit ensuite intervenir, précisez avec lui ce qu’il pourra consulter ou utiliser : conserver votre outil de gestion ne signifie pas qu’il y réalisera toute votre comptabilité.
Le cabinet paie et vous souhaitez reprendre directement : examiner la restitution
La restitution concerne, selon Pennylane, le dossier dont l’abonnement est payé par le cabinet et que l’entreprise souhaite récupérer pour souscrire directement. Elle suppose l’acceptation du cabinet dans le parcours documenté.
Demandez confirmation de cette acceptation, de l’abonnement à souscrire et du dossier qui sera conservé. Si la restitution n’aboutit pas, un nouveau dossier peut être nécessaire selon la documentation ; ce n’est pas l’équivalent de récupérer l’ancien historique. Faites examiner la solution avec le cabinet et, si nécessaire, le support avant toute création.
Aucun cabinet n’est rattaché : vérifier la possibilité d’une invitation
Si le dossier n’est rattaché à aucun cabinet, une invitation peut permettre de rattacher le nouveau cabinet au dossier existant. C’est un rattachement, pas un transfert entre deux cabinets. Vérifiez le dossier sélectionné, les rôles requis et les conditions du plan, conformément à la documentation sur l’accès du cabinet.
Si un cabinet est déjà rattaché, ne cherchez pas à remplacer le transfert par une invitation d’équipe. L’accès comptable du cabinet et l’accès d’une personne à votre facturation ne donnent pas les mêmes droits.
Savoir quel historique et quels espaces seront accessibles
Les données du dossier d’origine et le dossier de travail sont distincts
Pour un transfert, Pennylane décrit l’ouverture d’accès sur le dossier d’origine à plusieurs catégories d’éléments : écritures comptables, factures, transactions bancaires, immobilisations ou documents stockés, notamment. Cette liste décrit le fonctionnement annoncé de l’outil ; elle ne garantit pas que toutes les données attendues soient présentes et exploitables sur votre dossier.
Le dossier de travail est un espace distinct utilisé par le cabinet pour ses travaux de révision. Il n’est pas transféré par défaut. La documentation prévoit une option que le cabinet sortant peut sélectionner pour donner accès à cet espace. Demandez si cette option est prévue et à quel moment l’accès sera possible, notamment en cas de cohabitation. Une confirmation sur les factures ou les écritures ne répond pas à cette question.
Vous continuez vous-même à établir vos factures ? Faites aussi préciser qui pourra les créer ou les modifier. Selon Pennylane, l’accès du cabinet à la comptabilité ne lui donne pas automatiquement ces droits dans l’interface Gestion : un rôle d’équipe adapté peut être nécessaire. La documentation sur les accès distingue ces autorisations.
Une demande « Acceptée » peut encore laisser le nouveau cabinet avec des accès limités
La cohabitation permet aux deux cabinets d’intervenir temporairement sur le même dossier. Dans ce cas, Pennylane indique que le cabinet entrant ne peut pas consulter certains modules : dossier de travail, plaquette, liasse fiscale et GED, l’espace de stockage documentaire.
Le statut « Acceptée » correspond alors à un transfert validé avec cohabitation ; il ne signifie pas « Terminée ». Faites confirmer la fin prévue de cette période et la disponibilité effective des espaces dont le nouveau cabinet a besoin. La seule arrivée de la date prévue ne prouve pas que le transfert a abouti : vérifiez aussi son statut et le rattachement effectif.
Même au statut « Terminée », la visibilité pour chaque utilisateur peut dépendre des autorisations et des paramètres de confidentialité. Et un transfert techniquement terminé ne prouve ni le contrôle de toutes les données ni l’acceptation de tous les travaux par le nouveau cabinet. Ces distinctions sont décrites dans la documentation du transfert Pennylane.
Un second dossier ne reconstitue pas le premier
Créer un dossier vide ne récupère pas l’historique du dossier d’origine et ne force pas son transfert. Deux dossiers Pennylane pour la même entreprise ne fusionnent pas automatiquement.
Si un doublon existe déjà, faites identifier le dossier à conserver et les données effectivement récupérables avec les cabinets et le support. La présence des deux dossiers sous un même identifiant ne remplace pas cette vérification. Ne créez donc pas un second dossier par réflexe pour débloquer l’accès.
Préparer une fiche qui permet aux cabinets de répondre
Exemple fictif, sans lien avec un client. Vous dirigez une petite entreprise qui établit ses factures dans Pennylane. Votre entreprise paie directement l’abonnement ; un cabinet est déjà rattaché. Le cabinet que vous envisagez de rejoindre utilise aussi Pennylane. L’ancien cabinet doit encore terminer ses travaux et une cohabitation est envisagée.
Dans cette situation, le paiement direct de l’abonnement ne conduit pas au détachement : puisque vous rejoignez un autre cabinet Pennylane, c’est le transfert du dossier existant qu’il faut faire confirmer. Voici la fiche préparée pour cet échange, avec les questions encore ouvertes.
- Dossier à conserver : le dossier actuel, contenant les factures et l’historique de l’entreprise ; sa bonne identification reste à confirmer par les cabinets.
- Payeur et rattachement : abonnement payé par l’entreprise ; cabinet actuel déjà rattaché. Les personnes disposant des droits administrateurs restent à identifier.
- Parcours envisagé : transfert vers le nouveau cabinet Pennylane, à demander par celui-ci et à valider par le cabinet sortant ; aucune invitation de remplacement ni création de doublon prévue.
- Point d’accès à résoudre : cohabitation envisagée ; fin et accès aux modules limités à confirmer. L’accès au dossier de travail n’est pas acquis : demander si l’option sera sélectionnée et quand cet espace sera accessible.
- Contrôle attendu du nouveau cabinet : confirmer la présence des factures et des périodes d’historique utiles, puis signaler les manquants. La prochaine déclaration reste à attribuer explicitement ; un accès ouvert ne vaut pas prise en charge.
Vous pouvez reprendre cette forme pour votre échange : indiquez les faits connus, puis ce que chaque cabinet doit confirmer. Gardez cette fiche pour vous et transmettez les informations utiles par le canal convenu, sans partager vos mots de passe.
Pour organiser l’ensemble du changement, notre article sur le calendrier et la reprise du dossier traite la transition générale. Ici, la vérification porte sur le parcours Pennylane et sur ce que le nouveau cabinet pourra réellement utiliser.
Décrire le blocage avant de demander une reprise
Avant de solliciter un accompagnement, résumez votre situation en quelques phrases : cabinet déjà rattaché ou non, payeur de l’abonnement, usage futur de Pennylane et point qui reste bloqué. Vous pouvez consulter notre accompagnement Pennylane pour situer vos besoins de paramétrage, de formation ou d’organisation. Aucun de ces travaux n’est présumé inclus dans une reprise.
Si votre projet concerne aussi le choix d’un nouveau cabinet, notre page changer d’expert-comptable avec Comptaviva présente ce cadre d’accompagnement.
Un parcours logiciel reste difficile à identifier ? Vous pouvez décrire votre situation à Comptaviva, sans joindre de pièces sensibles ni d’identifiants au premier contact. Nous pourrons ainsi qualifier votre besoin. Cet échange ne déclenche pas automatiquement une mission : le périmètre, les conditions et les honoraires des travaux éventuels restent à convenir, sans garantie de reprise intégrale du dossier.
